Rekisteriseloste

 

Nokian talviuimarit ry rekisterit:

  • Jäsenrekisteri > Yhdistysavain
  • Avainrekisteri
  • Kertamaksulla kävijöiden rekisteri
  • Jäsenmaksullakävijöiden rekisteri
  • Sähköpostirekisteri > Yhdistysavain

  1. Rekisterinpitäjä: Nokian Talviuimarit ry

  2. Rekistereitä hoitavat henkilöt: Jäsensihteeri ja hallituksen jäsenet

  3. Rekisterit: Saunallamme on käytössä seuraavat nimilistat (eli rekisterit).  Näistä jäsenrekisteriä ja sähköpostirekisteriä hallitaan Yhdysavain ohjelmatoimittajan toimesta.  Yhdistysavain on laajasti toimiva taho, joka vastaa tietosuoja-asetuksen vaatimusten toteutumisesta omalta osaltaan. ( https://www.yhdistysavain.fi)

  4. Rekistereiden käyttötarkoitus: Jäsenrekisterin tietoja käytetään laskutukseen, maksujen perintään, yhteyksien hoitamiseen sekä tilastollisiin tarkoituksiin.  Taustalla yhdistyslaki   ”Yhdistyksen hallituksen on kerättävä yhdistyksen jäseniltä tieto vähintään jäsenen nimestä ja kotipaikasta, sillä yhdistyslain mukaan hallituksen on pidettävä jäsenluetteloa, johon nimi ja kotipaikka merkitään”.

  5. Rekisterin sisältämät tiedot: Nimi, osoite, puhelin, sähköpostiosoite, jäsennumero

  6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet: Rekisterin tiedot kerätään jäseniltä liittymisen yhteydessä.

  7. Tietojen luovutus: Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

  8. Rekisterin suojauksen periaate: Rekisterinpitäjän tiedostot on suojattu normaalisti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jotka myönnetään vain yhdistyksen toimihenkilölle, jonka asemaan ja tehtäviin mainittu käyttöoikeus liittyy.

Saunan ilmoitustaululla on yleisesti nähtävillä jäsenluettelo, josta käyvät selville jäsenen nimi, jäsennumero.

Jäljempänä avattuna eri rekistereiden elinkaari ja hallintatoimet:

  1. Jäsenrekisteri: lakisääteinen, yhdistykselle kuuluva velvoite.  Tiedot kerätään, kun henkilöltä itseltään, kun hän hakee yhdistyksen jäseneksi. Jäsenanomukseen täytetään pakollisena sukunimi, etunimi, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, matkapuhelinnumero, sähköpostiosoite. Tätä rekisteriä säilytetään ohjelmatoimittajan tietokannassa

Tästä rekisteristä on muodostettu manuaalinen alarekisteri, mikä muodostaa yhdistyksen jäsenluettelon ja nähtävissä talviuimareiden saunan ilmoitustaululla.  Ilmoitustauluversiossa on vain etunimi, sukunimi ja jäsennumero. Jäsenmaksun maksamisen yhteydessä tiedot tarkistetaan ja tarpeettomaksi jäänyt tieto hävitetään.

Ohjelmatoimittajan tietokannasta poistettavat tiedot poistuvat heti ja varmuuskopioista 6 kuukauden kuluessa.

  1. Avainrekisteri: Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saunalle oman avaimen, Tru-portal toimittajan laitteella kirjataan avaimen antopäivä, avaimen numero, etunimi ja sukunimi. Kun avain palautuu, niin tiedot poistetaan. Fyysisesti avainkirjauslaite sijaitsee Talviuimareiden saunan tiloissa ja siihen kirjaudutaan käyttäjätunnuksella ja käyttäjätunnuksia on nimetyillä hallituksen jäsenillä. Avainjärjestelmän tuottaa Certego.  https://www.certego.fi/fi/site/certegofi/?ReturnUrl=%2ffi%2fsite%2fcertegofi%2ftuotteet-ja-palvelut%2fkulunvalvontajarjestelmat%2ftruportal%2f

  2.  Kertamaksulla kävijöiden rekisteri: paperi tuloste, johon ”asiakas, ei jäsen” kirjaa etunimen, sukunimen, päivämäärän ja saunalle tuloajan.  Paperitulosteet toimitetaan hallituksen jäsenen toimesta tilastointiin ja käyntimaksujen täsmäytykseen ja sen jälkeen ne hävitetään silppuamalla

  3. Jäsenmaksullakävijöiden manuaalinen rekisteri: paperituloste, mihin kävijä merkitsee, etunimen, sukunimen, päivämäärän, kellonajan ja jäsennumeronsa. .  Paperitulosteet toimitetaan hallituksen jäsenen toimesta tilastointiin ja sen jälkeen ne hävitetään silppuamalla.

  4. Sähköpostirekisteri yhteydenpitoa varten:  Sähköpostia lähetetään aina Yhdistysavaimen kautta niin, että kukin jäsen näkee vain omat tietonsa ja sähköpostitietoja ei luovuteta kenellekään ulkopuoliselle. Tiedot poistetaan, kun jäsenyys päättyy.

Yhdistyksen jäsen pääsee omalla käyttäjätunnuksellaan tutustumaan ja korjaamaan kaikkea sitä tietoa, mitä yhdistyksellä hänestä on.  Missään vaiheessa yhdistys ei kerää henkilöihin liittyvää muuta tietoa kuin edellä on mainittu. Esimerkiksi terveystietoja ja henkilötunnuksia ei kerätä. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille missään vaiheessa.